Fostering connection in a virtual world

By Dr. Bill Howatt and Louise Bradley

• French version: Conseils pour favoriser la connexion dans un monde virtuel

The pandemic has forced rapid and massive changes in the way we work. Overnight, new processes, procedures, and technology were introduced to keep organizations open and viable.

As a leader, you probably feel proud that your team rallied and transformed so quickly. However, employees may be struggling with the enormity and pace of these changes and may feel they haven't had time to adapt and learn how to work in a virtual world.

For many, the virtual world feels more transaction-focused than relationship-focused

Many employees are realizing how much they relied on a physical location to provide structure and facilitate social connections. And while they may be enjoying the autonomy and flexibility that working remotely affords them, they’re recognizing that it doesn’t provide the informal micro-interactions and feelings of community that they experienced in person. Without the right supports, some may struggle with feeling like they’ve been left to navigate these uncharted waters alone.

On top of this, working virtually can require a lot of additional effort. It’s hard to be “on” all the time, jumping from one video call to the next, not to mention preparing for each meeting. Instead of walking up the hall to ask a question, employees must rely on a chat, text, email, or a scheduled meeting for a simple answer. As a result, it can be hard to feel connected.

You likely have employees who are feeling drained and unfilled as a result of these new realities. If you’re not paying attention, their experience, engagement and productivity may suffer.

Reflect on your own experience

Chances are, you can relate to how your employees are feeling. This new world of work is equally taxing for you. You’re working long hours and moving from one meeting to the next, and you are learning how to blend your professional and home lives without diminishing your own efficiency and effectiveness.

To take stock of how you are feeling and lend the necessary support to your team, ask yourself:

• What are two benefits of working in a virtual world?
• What are two challenges?

Asking these questions will not only help you manage your own feelings and challenges; the answers will provide valuable insight and guidance that you can use to support employees. It’s also important to check in with yourself regularly, since your answers will likely change with time and circumstances.

Tips for fostering connection in a virtual world

• Help employees understand their value to the organization - Employees who feel like they are working alone and working harder will have even more difficulty if they feel their efforts and challenges are going unnoticed. Take time to acknowledge what they’re doing - not in broad strokes, but in an individual and meaningful way. This will help them feel valued and contribute to their sense of belonging and connection.
• Determine employees’ preference for check-ins - Don’t assume all employees want to check in the same way or as often. Work with each individual to understand their preferences; ask what steps they are taking to stay connected; and encourage them to ask questions when they feel unsure or concerned.
• Promote civil communication - One challenge with digital communications is the lack of consideration for civility. Some people communicate in a blunter fashion in email than they do in person, which can lead to undue conflict and miscommunication. Remind employees to be mindful of tone and delivery in writing and monitor perceptions around digital communication.
• Establish protocals for virtual meetings - Work with teams to clarify expectations about meeting behaviour, like when cameras will be on or off. Consider the format that will achieve the desired outcome for each meeting. Explore how many hours of online meetings make sense per day to reduce the risk of “Zoom fatigue”, which can be described as tiredness, worry, or burnout associated with overusing virtual communication platforms.^[1]
• Define a remote work policy - Set expectations around safety, impairment, ergonomics, use of technology, productivity, and work start and stop times. Be clear that you expect employees to protect their downtime so they can re-charge.
• Audit your employees’ experience - Engage employees in surveys and interviews to obtain objective data on what’s working and what could be improved to help them build meaningful relationships and feel connected. Employees who feel disconnected risk experiencing isolation and loneliness, as well as feeling disengaged from their work.

Your employees may feel grateful to have a job, but this feeling won’t sustain them if they don’t feel fulfilled and connected in a virtual world. As humans, we all need to feel connected to each other and valued for what we’re doing. Only then can we thrive and perform to our full potential.

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Conseils pour favoriser la connexion dans un monde virtuel

Par Bill Howatt, Ph. D., et Louise Bradley

La pandémie a provoqué des changements rapides et massifs dans notre façon de travailler. Du jour au lendemain, de nouveaux processus, procédures et technologies ont été adoptés pour garder les entreprises ouvertes et viables.

Comme dirigeant, vous êtes probablement fier que votre équipe ait su se regrouper et se transformer aussi rapidement. Toutefois, il est possible que certains employés aient du mal à composer avec l’ampleur et le rythme de ces changements et sentent qu’ils n’ont pas eu le temps de s’adapter et d’apprendre à travailler dans un monde virtuel.

Pour bien des gens, le monde virtuel paraît plus axé sur les transactions que sur les relations

Bien des travailleurs se rendent aujourd’hui compte à quel point les bureaux physiques leur procuraient une structure et facilitaient les interactions sociales. Aussi, même s’ils apprécient l’autonomie et la flexibilité que le télétravail leur offre, ils reconnaissent que ce dernier est dépourvu des micro-interactions et du sentiment de communauté qu’ils vivaient en personne. Sans un soutien adéquat, certaines personnes peuvent avoir le sentiment d’être laissées à elles-mêmes en territoire inconnu.

De plus, le travail virtuel peut exiger des efforts additionnels considérables. Il est difficile de demeurer efficace en tout temps, en passant d’une vidéoconférence à l’autre et en se préparant pour les réunions à venir. Au lieu de faire quelques pas pour aller poser une question toute simple à un collègue, les employés doivent se tourner vers le clavardage, la messagerie texte ou courriel, ou même programmer un rendez-vous pour obtenir une réponse. Dans ces conditions, il peut être difficile de ressentir la connexion avec les autres.

Il est possible que certains de vos employés se sentent exténués et insatisfaits face à ces nouvelles réalités. Si vous n’y faites pas attention, leur expérience, leur engagement et leur productivité pourraient en souffrir.

Réfléchissez à votre propre expérience

Vous êtes probablement en mesure de comprendre ce que vos employés traversent. Le nouveau monde du travail est tout aussi exigeant pour vous. Vous travaillez sans relâche, multipliez les réunions et apprenez à combiner vos activités professionnelles et privées sans nuire à votre efficacité et à votre productivité.

Pour reconnaître vos propres sentiments et soutenir adéquatement votre équipe, demandez-vous :

• quels sont deux avantages à travailler dans un monde virtuel?
• quelles sont deux difficultés?

Ces questions vous aideront non seulement à gérer vos émotions et vos difficultés, mais les réponses que vous y offrirez vous éclaireront et vous guideront dans vos efforts pour épauler vos employés. Il est important de répéter cet exercice régulièrement, puisque vos réponses risquent de changer au fil du temps et selon les circonstances.

Conseils pour favoriser la connexion dans un monde virtuel

• Aidez les employés à comprendre leur valeur au sein de l’organisation. Les employés qui sentent qu’ils travaillent seuls et qu’ils travaillent plus fort trouveront la situation d’autant plus pénible s’ils ont l’impression que leurs efforts et les obstacles qu’ils affrontent passent inaperçus. Prenez le temps de reconnaître ce qu’ils font, non pas de façon collective, mais individuellement et sincèrement. Vous leur ferez ainsi sentir que leur effort est précieux et raffermirez leur sentiment d’appartenance et de connexion.
• Déterminez quand et comment les employés souhaitent être contactés. Évitez de supposer que tous les employés veulent effectuer un suivi de la même façon et à la même fréquence. Discutez avec chaque personne individuellement afin d’établir ses préférences; demandez-lui par quel moyen elle aimerait garder le contact et encouragez-la à poser des questions si elle hésite ou se sent préoccupée.
• Encouragez la courtoisie. Une des difficultés liées à la communication numérique est le manque de courtoisie. Certaines personnes s’expriment de façon plus brusque par courriel qu’en personne, ce qui peut entraîner des conflits et des malentendus évitables. Rappelez aux employés de surveiller leur ton et leur style d’écriture et de vérifier les perceptions des autres quant à la communication numérique.
• Établissez des protocoles pour les réunions en ligne. Discutez avec les équipes afin de clarifier les attentes à l’égard des comportements en réunion, par exemple le fait d’allumer ou d’éteindre les caméras. Réfléchissez au format qui permettra d’atteindre le résultat escompté pour chaque réunion. Déterminez un nombre raisonnable d’heures de réunions virtuelles par jour afin d’éviter le risque d’«usure», caractérisée par la fatigue, l’inquiétude ou l’épuisement associés à la surutilisation des plateformes de communication en ligne.^[1]
• Adoptez une politique de télétravail. Fixez des attentes entourant la sécurité, les incapacités, l’ergonomie, l’usage de la technologie, la productivité, les heures de début et de fin de la journée de travail. Mais établissez clairement que vous vous attendez à ce que les employés protègent leurs temps d’arrêt afin de recharger leurs batteries.
• Vérifiez l’expérience de vos employés. Menez des sondages et des entretiens avec le personnel afin de recueillir des données objectives sur les mesures qui fonctionnent et celles qui pourraient être améliorées pour aider les employés à bâtir des relations sincères et à éprouver un sentiment de connexion avec leurs pairs. Les employés qui se sentent déconnectés risquent de vivre de la solitude et de l’isolement, en plus de se désengager de leur travail.

Ils sont peut-être reconnaissants d’occuper un emploi, mais cette gratitude ne les soutiendra pas s’ils ne se sentent pas comblés et connectés dans la sphère virtuelle. Comme êtres humains, nous avons tous besoin de nous sentir en relation les uns avec les autres et reconnus pour nos réalisations. C’est à ces conditions que nous pouvons nous épanouir et réaliser notre plein potentiel.

¹ Wolf CR. Virtual platforms are helpful tools but can add to our stress. Psychology Today. May 14, 2020. Accessed July 22, 2020. https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-desk-the-mental-health-lawyer/202005/virtual-platforms-are-helpful-tools-can-add-our-stress

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